Zarządzanie czasem

Każda książka, która porusza temat sukcesu, możliwości, kariery czy pieniędzy, zawiera rozdział dumnie zatytułowany – time management, czyli umiejętność zarządzania czasem. Życie to czas i tylko od nas zależy, w jaki sposób go „zainwestujemy”, by zrealizować swoje plany i marzenia. Oczywiście możemy go marnować np. godzinami oglądając programy telewizyjne, po raz setny w danym dniu przeglądać Facebooka lub po prostu każdego dnia budzić się w okolicach popołudnia. Jednak musimy zdać sobie sprawę z tego, że z takim nastawieniem trudno nam będzie cokolwiek osiągnąć.

Mówi się, że ludzie sukcesu zawsze mają plan. Plan na dany dzień, tydzień, miesiąc, rok, a nawet więcej! Jeśli poświęcisz trochę czasu na zaplanowanie swojego dnia, to tak naprawdę oszczędzisz dużo czasu oraz tego wieczornego poczucia, że tak naprawdę nic dzisiaj nie zrobiłeś, choć byłeś tak bardzo zajęty. Jeżeli uda Ci się coś zrobić, co sobie wcześniej zaplanowałeś to poczujesz satysfakcję oraz zapunktujesz sam w swoich oczach.

Zdarza się, że niektórzy ludzie pomimo, iż skrupulatnie planują swój dzień i starają się działać według niego, to i tak nie są zadowoleni z efektów, ponieważ czują ciągłe napięcie związane z wypełnieniem planu. Dlaczego tak się dzieje? Jedną z przyczyn może być fakt, iż ludzie generalnie mają skłonności do tego, by nieco przeceniać swoje możliwości i wydaje im się, że są w stanie szybciej wykonać pewne czynności, niż jest to w rzeczywistości. Zdarzyło się Wam na przykład, że powiedzieliście sobie – włączę komputer jedynie na 10 minut i przeglądnę tylko wiadomości, a po godzinie ślęczenia przed ekranem zorientowaliście się, że nawet jeszcze do nich nie dotarliście? No właśnie, w praktyce tak właśnie wygląda „nasze planowanie”.

Na podstawie różnorodnych badań psychologicznych dowiedziono, że większość z nas ma tendencję do tego, aby myśleć, że do wykonania konkretnego zadania potrzebujemy dużo mniej czasu, aniżeli ma to miejsce w rzeczywistości. Po prostu jesteśmy skłonni tworzyć swój harmonogram zadań nieco zbyt optymistycznie. Dzieje się tak, ponieważ w momencie, w którym ludzie planują jakieś działanie, widzą jego realizację w przyszłości, natomiast często zapominają ile realnie zajęło wykonanie podobnej czynności w przeszłości. Ponadto w swoich grafikach nie zawieramy takich rzeczy jak: odebranie telefonu, chwilowa niedyspozycja, nagły wypadek itd.

W jaki sposób dobrze rozplanować swój czas?

• Skupcie się na konkretnych krokach, które przybliżą Was do danego celu

Udowodniono, że myślenie o danych kwestiach w większej skali i na dłuższą metę jest bardziej efektywne, aniżeli koncentracja jedynie na małych rzeczach. Gdy wyobrazicie sobie już ten wielki cel, który chcecie zrealizować, określcie sobie 1,2,3 etapy, które są niezbędne do jego realizacji i dopiero wówczas zabierzcie się za konkretne działania. Wówczas będziecie w stanie lepiej sprecyzować czas potrzebny do jego wypełnienia.

• Pamiętajcie, że motywacja może być zgubna

Zdarza się, że im większa jest motywacja, im bardziej czegoś pragniecie – tym mniej logicznie myślicie. Wtedy jesteście bardziej skłonni myśleć, że dana czynność zajmie Wam dużo mniej czasu, niż tyle, ile realnie będziecie go potrzebować.

• Nauczcie się koncentracji

Nie pozwalajcie sobie i innych sobie przerywać. Jeżeli piszecie ważnego maila, a znajomy pyta co chcecie na obiad – to automatycznie Was wyrywa z toku myślenia i z pewnością chwilę Wam zajmie, byście ponownie się skoncentrowali na tym, co pisaliście. Jeżeli tylko macie taką możliwość zapewnijcie sobie maksimum komfortu, jaki jest Wam potrzebny do wykonania danego działania. Wyłączcie telefon oraz Facebooka, uprzedźcie innych, aby Wam nie przerywali. Oczywiście nie da się przewidzieć wszystkiego, natomiast sami zapewne wiecie, co najczęściej Was odciąga od pracy.

• Nie planujcie wszystkich zadań „na zakładkę”

Jeżeli wiecie, że Wasze spotkanie z klientem skończy się o 12, to nie planujcie następnej czynności na 12:01. Dajcie sobie chwilę wytchnienia, również po to, aby zebrać myśli i doceńcie Wasz tzw. międzyczas. Wyobraźcie sobie, że macie na przykład 8 godzinnych spotkań, pomiędzy którymi nie macie żadnej przerwy. Najprawdopodobniej już na 4-tym będziecie mocno spóźnieni, z racji różnych, często niezależnych od Was – okoliczności. Odnosi się to nie tylko do biznesu, ale także do życia codziennego.

• Obowiązkowo zaplanujcie również czas dla siebie

Nie jest możliwe to, abyście nie dbając o siebie byli w jakikolwiek sposób przydatni dla innych. Jeżeli w wyniku maksymalnej koncentracji nad jakimś zadaniem nie znaleźliście czasu na to, aby zjeść obiad i napić się odpowiedniej ilości wody, a nawet nie wstaliście zza biurka przez cały dzień – nie oczekujcie, że pracowaliście wykorzystując cały zasób swoich możliwości. Aby móc dać innym to, co najlepsze, trzeba najpierw samemu sobie poświęcić wystarczającą ilość czasu.

Czas jest najcenniejszym środkiem płatniczym. Za poświęcony czas w pracy, na uczelni, w domu dostajemy, zależnie od miejsca, inne wynagrodzenie. Naszym zadaniem jest ten czas dobrze ulokować, w dobrym miejscu i wśród życzliwych ludzi, ponieważ kontakt życzliwych ludzi zapewniających nam spokój dostępny nam czas może wydłużyć. Pracując sprzedajemy godziny swojego życia, których już nigdy nie odzyskamy. Dobre zarządzanie czasem w pracy pozwoli nam wykonanie powierzonych obowiązków czy zrealizowanie określonych celów w znacznie krótszym terminie, prościej ujmując – efektywniej.

Efektywność pracy, im wyższa tym z oczywistych względów, lepiej może odzwierciedlić się na wysokości naszej wypłaty, a co za tym idzie sprzedamy to, co mamy najcenniejsze – za wyższą stawkę. Jeśli nie zyskamy wyższych wypłat, to na pewno zaoszczędzimy sporo nerwów i godzin, ponieważ powierzone nam zadanie wykonamy szybciej, dlatego właśnie tak ważna jest efektywność pracy oraz dobra jej organizacja.

A POZA PRACĄ?

Jeżeli wykonamy nasze domowe obowiązki (o ile takie posiadamy), resztę czasu poświęcamy na rozrywki i przyjemności i to właśnie na te najmniejsze, codziennie tracimy najwięcej godzin naszego życia. Ale czy warto rezygnować z rozrywki i cały nasz czas poświęcać na pracę? Nie, rozrywka jest przecież dla ludzi, dzięki różnorakiej rozrywce zależnej od upodobań indywidualnych odpoczywamy, odprężamy się, relaksujemy, uczymy się nowych rzeczy i stajemy się szczęśliwsi. Wśród dostępnych nam form rozrywki warto wybrać odpowiednie, aby upływający nam czas zwrócił się w miłych doznaniach, doświadczeniach lub zaowocował ciekawymi znajomościami, niekoniecznie takimi, od których czegoś oczekujemy – znajomościami bezinteresownymi. .

Zegar biologiczny bije, aby przedłużyć jego działanie możemy zainwestować nasz i tak upływający czas w uprawianie sportu, który niewątpliwie potrafi przyhamować zegar biologiczny. A jeśli chodzi o rozrywkę… czytanie książek jest bardzo wartościową formą spędzania czasu. Jedni wolą książki kryminalne, inni romanse, łatwo znaleźć coś dla siebie. Książki rozbudzą nasz świat wyobraźni, światopogląd, wiedzę, jak i również mogą rozbudzić nasze fantazje. Oprócz książek są oczywiście inne odprężające formy rozrywki. Ale nie każde z nich w pełni zrekompensują stracony przez nas czas. .

W dobie Internetu i gier internetowych mamy pełną ich gamę, których fabuła ma miejsce w czasie rzeczywistym i często wyłączając na chwilę grę ryzykujemy utratę wypracowanej postaci, w którą zainwestowaliśmy nasz czas i pieniądze. Zabawa w gry tej postaci daje nam oczywiście swoistą satysfakcję, gdy osiągamy sukcesy lub realizujemy wyznaczone przez nas cele i odprężenie, jednak jest to jedna z najmniej wartościowych form spędzania wolnego czasu i powinniśmy jej unikać lub korzystać z tej formy rozrywki w możliwie najrzadszy sposób. Są oczywiście gry, z których możemy wynieść nawet więcej niż z czytania książek i są one niezwykle ważne w czasie, kiedy nasz mózg potrzebuje rozwijania, a potrzebuje przez całe nasze życie. Gry takie, które uczą logicznego myślenia, strategii i wzorcowych zachowań, a ponadto umożliwiają spędzenie czasu z innymi ludźmi. Gospodarując nasz czas pamiętajmy, aby starczyło go dla bliskich lub ważnych, albo ważnych i bliskich dla nas osób. .

W codziennym pędzie sprzedawania czasu, gdzie zegar biologiczny bije nieubłaganie, nie może go zabraknąć dla drugiego człowieka. Czas ucieka, starzejemy się, nie marnujmy czasu, poświęćmy go tak, aby nie żałować żadnego roku, lata, godziny, minuty czy nawet sekundy… Usprawnijmy swoje zarządzanie czasem.

Gdzie szukać inspiracji?  Oto 5 sposobów na aktywne spędzenie czasu:

1. Stwórz prezent dla kogoś, kto niedługo obchodzi jakieś swoje święto. Zbierz pomocników, zbierz ich pomysły, zbierz materiały. Może to być np. kalendarz ze zdjęciami, film z życzeniami, ręcznie wykonane ozdoby. Taka praca daje dużo energii i pozwala na radosne wypełnienie wolnego czasu, który jednocześnie jest pracą dla kogoś.

2. Stwórz listę dobrych filmów, które chciałbyś obejrzeć i od razu zrealizuj w praktyce jej pierwszy punkt. To dużo ułatwia – zaoszczędzasz bardzo dużo czasu. Przypomnij sobie, jak to zwykle bywa: wpadasz na pomysł „Obejrzyjmy film!”, po czym przez pół godziny szukasz dobrego filmu. Po co? Lista w zasięgu ręki zawsze się sprawdza.

3. Zadzwoń do osoby, która najczęściej wypomina ci, że nie podtrzymujesz z nią kontaktu. Zaskocz ją, a jednocześnie odkup swoje winy. Może umówicie się na spotkanie i dzięki temu udany wieczór zapewniony!

4. Przejrzyj pamiątki z czasów dzieciństwa. To dobra chwila na wspomnienia. Pewnie nasuwa ci się teraz na usta twierdzenie, że brak u ciebie jakichkolwiek pamiątek z dawnych czasów. Mylisz się. A świadectwa szkolne? Jest się z czego pośmiać (albo nad czym zapłakać) i podumać, jak to było. A jeśli i tego ci brakuje, to wreszcie odkop swój dziecinny skarb ukryty pod ziemią.

5. Przejrzyj wszystkie zdjęcia, które zapisałeś na dysku komputera lub nośnikach pamięci. Nie pomiń żadnych, bo przecież wszystkie zawierają w sobie cząstkę twojej przeszłości. Poszereguj, oznacz datami, wybierz te, które wywołasz i włożysz do albumu. Za parę lat będziesz się cieszył, że odwaliłeś kawał tak dobrej roboty. Pomyśl też o potomnych. Myślisz, że nie chcieliby zobaczyć ciebie z młodzieńczych lat?

Zwróć uwagę, że wszystko, co znajduje się wyżej, daje efekty – jest tak zaplanowane, aby zadowalało na dłużej, a nie tylko przez moment. Pomysły można mnożyć, mimo to jedno jest pewne. Jeśli nie zechcesz, nic z tego nie będzie. Czas efektywnie wykorzystany daje satysfakcję. Jeśli masz już dość pracy, nauki, obowiązków i pragniesz chwili wytchnienia, a jednocześnie nie chcesz zmarnować wolnego wieczoru, to w zasięgu ręki masz garść pomysłów, co robić (patrz wyżej), a także własną wyobraźnię.

Nie licząc powyższego artykułu, który znalazłeś nie gdzie indziej, a tu, nie szukaj inspiracji w Internecie! Prawdziwe źródło inspiracji tkwi w rzeczywistości. Wszystko powyższe inspirowane jest autopsją, dlatego jesteś w pełni usprawiedliwiony (a nawet chwali ci się), że tu zajrzałeś. Teraz rozejrzyj się po swoim pokoju: jeśli choć jedna rzecz, która się w nim znajduje, natchnie cię do odejścia sprzed monitora, jest świetnie. Jeśli nadal znajdujesz się w stagnacji, to odpowiedź nasuwa się sama: spraw, żeby twój pokój cię inspirował. Może zmiana koloru ścian, może małe przemeblowanie, może zakup jakichś bibelotów. Czujesz jeszcze nudę? Ciekawe, czy doczytałeś do końca, zanim odsunąłeś się od komputera, aby działać!

~ Anna Sowińska

Teraz znacie już teorię, ale czas na praktykę. Zatem, do dzieła! Powodzenia 😉